ओटावा – सूचना आयुक्त कैरोलिन मेनार्ड का कहना है कि सूचना तक पहुंच अधिनियम के दायरे को सीमित करने का एक संघीय प्रस्ताव गलत दिशा में एक कदम है जो “सरकारी रिकॉर्ड के पूरे समूह” को सार्वजनिक जांच से बाहर कर सकता है।
मेनार्ड ने एक्सेस व्यवस्था की नवीनतम समीक्षा पर ट्रेजरी बोर्ड सचिवालय को हाल ही में प्रकाशित एक रिपोर्ट में एक स्पष्ट चेतावनी जारी की है।
मार्च में, विभाग ने एक नीति दस्तावेज़ प्रकाशित किया जिसमें सूचना पहुंच प्रणाली में संभावित बदलावों की रूपरेखा दी गई और हितधारकों से इनपुट मांगा गया।
नीति पत्र पहुँच प्रणाली में कमियों को स्वीकार करता है, जिसमें संघीय जानकारी का खराब प्रबंधन, ऐतिहासिक अभिलेखों के व्यवस्थित अवर्गीकरण की कमी और स्वदेशी मामलों से संबंधित दस्तावेज़ प्राप्त करने में कठिनाइयाँ शामिल हैं।
मेनार्ड ने एक लिखित बयान में कहा, “समीक्षा निरंतर गोपनीयता का बहाना नहीं होनी चाहिए।” “इसे पहुंच का विस्तार करना चाहिए, सिस्टम को आधुनिक बनाना चाहिए और स्वतंत्र निरीक्षण को मजबूत करना चाहिए।
“जनता का जानने का अधिकार हमारे लोकतंत्र के लिए मौलिक है, और किसी भी समीक्षा को उस अधिकार को मजबूत करना चाहिए।”
मेनार्ड ने आगे कहा कि हालांकि वह इस बात से खुश हैं कि सरकार कानून में बदलाव के लिए इच्छुक दिखती है, लेकिन इसके नीतिगत दृष्टिकोण “महत्वाकांक्षी नहीं हैं और सूचना व्यवस्था तक वर्तमान पहुंच से जुड़ी कई लंबे समय से चली आ रही, अच्छी तरह से प्रलेखित समस्याओं का समाधान नहीं करते हैं।”
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1983 में कानून में हस्ताक्षरित एक्सेस एक्ट, लोगों को संघीय एजेंसियों से मेमो, रिपोर्ट, आंतरिक ईमेल और डेटा सहित रिकॉर्ड का अनुरोध करने की अनुमति देता है।
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एक संघीय प्रस्ताव कानून की “रिकॉर्ड” की परिभाषा को “आधिकारिक रिकॉर्ड” में बदल देगा।
इसका मतलब यह है कि केवल वे रिकॉर्ड जिनका “स्थायी वाणिज्यिक मूल्य है और आधिकारिक भंडार में रखे गए हैं” कानून के अधीन होंगे।
ट्रेजरी बोर्ड का कहना है कि यह कानून के नियंत्रण से नियमित संचार जैसे अस्थायी रिकॉर्ड को हटाकर अनुरोधों के लिए तेज़ और अधिक उपयोगी प्रतिक्रिया प्रदान करके दक्षता में सुधार करेगा।
मेनार्ड का कहना है कि वह इस दृष्टिकोण से पूरी तरह असहमत हैं क्योंकि इससे बड़ी संख्या में सरकारी दस्तावेज़ों के उजागर होने का जोखिम है।
“उदाहरण के लिए, क्या होगा यदि वाणिज्यिक मूल्य वाले रिकॉर्ड अभी तक पहुंच के अनुरोध के समय आधिकारिक रिपॉजिटरी में नहीं रखे गए हैं? उन रिकॉर्ड्स के बारे में क्या होगा जिनका अब ‘चालू’ मूल्य नहीं है क्योंकि परियोजना या अनुबंध अब सक्रिय नहीं है लेकिन उनकी अवधारण अवधि अभी तक समाप्त नहीं हुई है?” वह एक बयान में कहती हैं।
हालांकि ट्रेजरी बोर्ड का दृष्टिकोण निस्संदेह दस्तावेज़ खोज में तेजी लाएगा, “मुझे लगता है कि यह गलत दिशा में एक कदम है,” वह आगे कहती हैं।
मेनार्ड कहते हैं, दुनिया भर में सूचना कानूनों तक पहुंच में “रिकॉर्ड” और “आधिकारिक रिकॉर्ड” की प्रचलित परिभाषा का अर्थ है “किसी भी रूप में दर्ज की गई सभी जानकारी”।
“यह परिभाषा प्रौद्योगिकी तटस्थ और लचीली बनी हुई है।”
मेनार्ड का कहना है कि वास्तव में अस्थायी रिकॉर्ड की तुरंत पहचान करने और उन्हें नष्ट करने के लिए संघीय नियम हैं। वह आगे कहती हैं कि ऐसे मामलों में जहां संस्था को एक्सेस अनुरोध प्राप्त होने से पहले अस्थायी रिकॉर्ड नष्ट नहीं किए गए थे, उन्हें संरक्षित किया जाना चाहिए और प्रतिक्रिया में शामिल किया जाना चाहिए।
मेनार्ड ने एक बयान में कहा, “मैं अस्थायी रिकॉर्ड को कानून के दायरे से बाहर करने का समर्थन नहीं करता। इससे पारदर्शिता और जवाबदेही के लिए महत्वपूर्ण जोखिम पैदा होंगे।”
“व्यवहार में, जिन रिकॉर्ड्स को शुरू में अस्थायी माना गया था, उनमें कई मौकों पर स्पष्ट साक्ष्य और सार्वजनिक हित मूल्य दिखाया गया है। इस प्रकार, ऐसे रिकॉर्ड्स को बाहर करने से प्रासंगिक जानकारी को जांच से रोका जा सकता है।”
उन्होंने कहा, उचित समाधान यह सुनिश्चित करना है कि संस्थान मजबूत सूचना प्रबंधन प्रथाओं के माध्यम से अपने दायित्वों को पूरा करें।
उन्होंने एक बयान में कहा, “अस्थायी रिकॉर्ड के लिए एक अपवाद बनाने से सूचना प्रबंधन में मौजूदा अंतर आसानी से पहुंच व्यवस्था में बदल जाएगा, जिससे इसका उद्देश्य विफल हो जाएगा।”
“अधिनियम स्पष्ट रहना चाहिए: यदि अनुरोध के समय कोई रिकॉर्ड मौजूद है, तो उस तक पहुंचा जा सकता है।”
एक हालिया जांच रिपोर्ट में, मेनार्ड ने कहा कि अधिकांश डिजिटल सहयोग प्लेटफॉर्म, जिनमें माइक्रोसॉफ्ट टीम्स, स्लैक और सिग्नल जैसे चैट प्लेटफॉर्म शामिल हैं, उन सूचनाओं के तेजी से और अनौपचारिक आदान-प्रदान का समर्थन करते हैं जो औपचारिक रिपॉजिटरी में व्यवस्थित रूप से कैप्चर नहीं की जाती हैं।
उन्होंने कहा, कुछ प्लेटफ़ॉर्म संदेशों को स्वचालित रूप से हटाने या अस्थायी संदेश भेजने की अनुमति देते हैं।
रिपोर्ट में कहा गया है, “इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि सरकारी अधिकारी उचित सूचना प्रबंधन सुनिश्चित करने के लिए व्यावसायिक गतिविधियों और निर्णयों को आधिकारिक रिपॉजिटरी में तुरंत दर्ज करें।”
“इसके अतिरिक्त, सरकारी अधिकारियों को यह मानने के प्रलोभन से बचना चाहिए कि सहयोग प्लेटफार्मों के माध्यम से साझा किए गए रिकॉर्ड आवश्यक रूप से अस्थायी हैं और इसलिए एक्सेस अनुरोधों का जवाब देते समय उन्हें पुनर्प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं है।”
द कैनेडियन प्रेस की यह रिपोर्ट पहली बार 20 जून, 2026 को प्रकाशित हुई थी।
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